Live Filtering suodatus käytännössä

Suodatus parantaa aineistopankin laatua ja käyttömukavuutta!

Kuvapankista halutaan mielellään tarjota laajempia aineistoja mutta samalla kuitenkin rajoittaa ja kohdistaa tiedostoja eri käyttäjäryhmille, kuten henkilökunnalle, lehdistölle, jälleenmyyjille ja mainostoimistolle. Tarjoa tiedoston jakamista kohdistetusti eri käyttäjäryhmille hyödyntäen Cumulus ohjelmiston Live Filtering modulia.

Näkyvyys voidaan toteuttaa moneen käyttötarkoitukseen ja monella tavalla.

Live Filtering suodatuksen käyttöoikeuksilla aikaansaat työnkulut, jossa valitsemasi käyttäjät näkevät vain heille tarkoitetut tiedostot. Muilta näkyvyys on suojattuna. Näkyvyyden lisäksi voidaan määritellä mitä käyttäjä saa tehdä kyseisellä tiedostolla ja päätetään ennakkoon minkä laatuisen tiedoston käyttäjä saa ladattua itselleen.

Suodatuksella voidaan myös helposti merkkaamisella toteuttaa esimerkiksi CMS-järjestelmään näkyvät ja siirrettävät tiedostot. Tyypillisimmät lähtökohdat suodatukselle ovat aikalailla yksinkertaiset, mutta josta organisaation voi teettää juuri itselleen sopivat työnkulkumallit.

– Tilan ja statuksen voi toteuttaa esim. odottava – hyväksytty – hylätty tasoilla.

– Näkyvyyden voi toteuttaa esimerkiksi  Intra – Extra – Julkinen tasoilla

Ilman Live Filtering suodatusta kohdistettu jakaminen Cumuluksessa ei aina ole helppoa!

Julkaisemisen hallinnan hankaluus ylimääräisillä kategoriolla tai usean käyttöliittymän käyttö sekoittaa käyttäjiä. Joudutaan käyttämään useita katalogeja tai useita Sites käyttöliittymiä jotka näyttävät eri osioita kategoriapuusta.

Ongelmia voi ilmetä metatietojen muokkauksessa joka ei ole synkronoitu. Useassa katalogissa oleva tiedoston poisto voi aiheuttaa ongelmia kun toinen tietue on ilman assettia (originaalitiedostoa).

Järjestelmän laajentaminen uusille käyttäjäryhmille vaatii suunnittelua ja konfigurointia.

Suodatuksen hyödyt ilmentyvät mm. seuraavaasti:

– Yhden katalogin toimintamalli mahdollistaa yhteisen kategoriarakenteen kaikille.

– Yksi käyttöliittymä kaikelle aineistolle.

– Kirjautuminen määrittelee mitä tiedostoja kukin käyttäjä näkee.

– Tiedostojen näkyvyyden hallinta on helppo ja selkeä.

– Merkittävä hyöty on siinä, että kevennetään pääkäyttäjien työtä ja käyttäjille tarjotaan valmiiksi sopivampaa materiaalia.

Lisätitietoa aineistonhallinnan  tehokkaamasta käytöstä saatte ottamalla yhteys osoitteeseen info@communicationpro.com

Lue lisää Cumulus-aineistopankista tästä.