aineistopankin tekijät

Olet päätynyt hankkimaan digitaalisen aineistonhallinnan SaaS pilvipalveluna. Mitä tulisi tehdä seuraavaksi?

Jotta yhtiön aineistopalvelun tehostamiseen asetetut tavoitteet saadaan toteutettua pikaisesti tulee kiireisenkin työtahdin aikana muun muuassa seuraavat päätökset tehdä pian:

1. Oletko yhtiönne aineistohallinnnan DAM-promoottori?  Vai onko se kenties valokuvaaja, henkilö luovan osaston puolelta vaiko viestinnän osastolta?

Jonkun on ehdottomasti otettava projekti haltuun ja asettaa käyttäjille ja päättäjille oikeat kysymykset ja tehdä ehdotuksia sen mukaan.

2. Haluatko heti aloittaa palvelun käyttämistä työnkulussasi vai keskittyä ensiksi arkistoimaan järjestämättömät tiedostot?

3. Kenelle annetaan pääsy kokoelmiin?  Tarjoatko palvelua kansainvälisesti?  Sallitko eri osastojen, yhteistyökumppaneiden, painotalojen, jne. saada pääsy digitaalisiin aineistoihin?  Saavatko määrätyt käyttäjät laajemmat oikeudet kuten tiedostojen lisäyksiin, metatietojen editointiin tai originaalitiedostojen lataamiseen. Kuka saa nähdä raportteja tiedostojen käytöstä?  Kuka saa jakaa tiedostoja julkiseksi?  Onko tiedostoille määritely käyttöehdot, voimassaoloajat?  Kenelle aineisto jaetaan?  Kuka päättää tiedoston julkaisemisesta?

4. Mieti mikä metadata tieto on tärkeä helpottamaan oikean tiedoston löytämistä? Listaa mahdollisia hakukriteereita.  Jos vaaditaan liikaa metadataa, käyttäjät eivät jaksa täyttää tietoja, jos metatietoa on liian vähän kukaan ei löydä nopeasti tarvitsemansa kuvat, videot tai dokumentit. Täytetäänkö metadata ennen tiedoston latausta, latauksen aikana vaiko latauksen jälkeen?  Ohjataanko käyttäjä täyttämään osa metatiedoista jo käyttöliittymässä pakotetuin kenttien muodossa?  Tarvitaanko palvelulle tiedostojen versiointia?

5. Siirretäänkö tiedostoja henkilökohtaisilta työasemilta palveluun, vaiko verkon kautta automatisoitudusti kansioden kertasiirroilla, bulkkimuodssa,  ja täytetään metatietoja vasta jälkeenpäin? Voiko palvelun toimittaja auttaa sinua tiedostojen siirrossa rakentamalla yhdessä tarvittavat metatietokentät haettavaan loogisesti toteutettuun rakenteeseen.

6. Ketkä tarvitsevat koulutusta, koko henkilökunta vaiko koulutuksen kautta talon sisällä suoritettavan jatkokoulutuksen avulla?  Miten koulutat tytäryhtiöiden henkilöt eri maissa?

Nämä olivat osa niitä seikkoja, joita on käytävä läpi joka tapauksessa, mikäli halutaan saada aineistonhallintapalvelu tehokkaaseen käyttöön.

Kun tarvitset apua aineistopankin käyttöönotossa tarjoaa Communication Pro yli 20 vuoden kokemuksella käyttöönottopalveluista teille sopivan määrittelyyn, suunnittelun ja konsultoinnin.

Lisätietoa toiminnastamme saat tästä: https://www.communicationpro.com/yritys/