Usein tiedostot tallennetaan yrityksen verkkopalvelimille, josta ne täytyy käsin viedä aineistonhallintajärjestelmiin. Kuinka tätä työnkulkua voidaan nopeuttaa ja automatisoida?
Mitä on automaattinen tiedostojen sisäänluku?
Automaattisella sisäänluvulla tarkoitetaan tiedostojen lisäämistä Cumuluksen katalogiin (metatiedot ja näyttökuva) ilman, että käyttäjän tarvitsee sitä itse erikseen viedä.
Yksinkertaisimmillaan työnkulku mahdollistaa tiedostojen julkaisemisen suoraan tiedostopalvelimelta vain tallentamalla ne sinne. Myös tiedostojen poistot ja muutokset päivittyvät automaattisesti, eli tiedot synkronoidaan Cumulukseen.
Automaattinen sisäänluku on yksi monista tavoista lisätä tiedostot Cumulus-järjestelmän käyttöön.
Mitkä ovat automatisoinnin hyödyt?
Organisaatioissa on usein ongelmana uusien käyttöliittymien ja työnkulkujen käyttöönotto ja käyttäjien haluttomuus muuttaa omia työskentelutapoja. Kun tiedostot luetaan automaattisesti aineistonhallintajärjetelmään, ei käyttäjiltä välttämättä vaadita uusien työnkulkujen tai käyttöliittymien opettelua. Käyttäjät voivat tehdä työtään kuten ennenkin, mutta heidän tekemänsä lisäykset ja muutokset tiedostopalvelimelle siirtyvät automaattisesti taustalla aineistonhallintajärjestelmään.
Automatisoinnilla saavutetaan aina ajan tasalla oleva Cumulus katalogi, joka mahdollistaa monipuoliset haut ja visuaalisen näkymän aineistoon. Aineisto voidaan automatisoinnilla myös julkaista suoraan Cumulus web-käyttöliittymään, josta työtoverit, partnerit tai asiakkaat voivat itse hakea ja ladata tarvitsemansa tiedostot.
Vaihtoehtoisesti tiedostot jäävät odottamaan hyväksyntää laajempaan jakeluun. Sisällön ylläpitäjän roolilla aineistosta valitaan julkaisuun kelpaavat tiedostot. Lisäksi Cumulus Client -käyttöliittymällä on mahdollista jakaa aineisto kohdistetusti eri sidosryhmiin.
Mikä on Cumulus FileSystem Companion?
FileSystem Companion (FSC) on lisäosa Cumulus-sovellukseen. FSC asennetaan palvelimelle, jossa tiedostot sijaitsevat ja sitä ajetaan taustapalveluna Windows tai Linux -palvelimella.